O profissional que atua nessa área tem uma rotina dinâmica e as vezes bem movimentada, quem já ouviu a frase ”isto é pra ontem” se refere bem a este departamento.

Suas rotinas envolvem os processos de admissões, demissões, benefícios, folhas de pagamentos, relações sindicais, declarações trabalhistas mensais, anuais e encargos sociais. Desde a sua contratação, pagamento de salários, transporte, férias, licença médica, 13º salário, organização dos horários e outros. É responsável também pela organização e manutenção de arquivo que contém toda a documentação, expandido durante a relação das rotinas, exigidas pelo governo.

Como se observa, o departamento de pessoal é de grande importância na empresa, sendo essenciais que o mesmo esteja alinhado as legislações trabalhista, previdenciárias e do regulamento interno da empresa, mantendo uma excelente relação de emprego entre as partes.

A busca por profissionais qualificados torna-se cada vez maior e para lidar com as mudanças constantes é necessário estar sempre atualizado.

O Instituto Brasileiro de Desenvolvimento e Educação Corporativa (IBDEC) é uma escola de cursos livres fundada em 2006 e que já formou mais de 17 mil alunos. Acreditamos que a Educação é a melhor ferramenta para garantir o pleno desenvolvimento dos indivíduos e instituições.

Através de projetos e cursos diferenciados, nossa escola permite ao aluno vivenciar nas aulas aquilo que fará em sua atividade profissional, através de exercícios práticos, dinâmicos e reais. Contamos com material didático próprio elaborado e revisado por profissionais experientes, com sólida formação acadêmica e conhecimento de mercado, proporcionando aos nossos alunos o contato com o que existe de mais atual e real em sua área.

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As rotinas do departamento pessoal (DP) contemplam atividades de extrema importância para a gestão da empresa. Todas as etapas da trajetória profissional de cada funcionário — da admissão à saída da empresa — dependem das atividades desse setor.

O departamento pessoal, portanto, gerencia o principal ativo das organizações: as pessoas. Assim, a forma como essas tarefas são executadas e o relacionamento do setor com os trabalhadores são determinantes para o sucesso do negócio e para a melhora no ambiente de trabalho.

Confira, agora, algumas das principais tarefas do setor:

1. Fazer admissão e demissão de funcionários

Entre os registros a serem feitos pelo departamento pessoal, a admissão e a demissão dos colaboradores se destacam. Essas informações são imprescindíveis para que um novo contratado possa realizar suas funções, assim como determinar as condições relativas ao desligamento.

Para o funcionário, trata-se de dois dos eventos mais importantes na sua relação com a empresa. No entanto, a importância da admissão e da demissão não se restringe ao lado do trabalhador.

Para a empresa, essas informações são estratégicas em relação à configuração do quadro funcional e têm efeito importante sobre o planejamento financeiro. Há, ainda, outro fato importante relacionado à admissão e à demissão: as informações que precisam ser repassadas a órgãos de controle e fiscalização do poder público.

2. Administrar a folha de pagamento

A folha de pagamento exige apuração precisa de salários, benefícios, adicionais, gratificações, descontos e recolhimentos de encargos sociais e trabalhistas. Todos os valores relativos aos direitos e deveres dos funcionários precisam ser processados.

São verificações tão importantes e complexas que, muitas vezes, compensa para as empresas contratar uma assessoria contábil para realizar esse processamento completo. Essa é uma opção que facilita a gestão do pagamento dos colaboradores e dos recolhimentos tributários necessários — evitando, assim, erros e retrabalho.

3. Controlar a jornada de trabalho

A jornada de trabalho traz informações importantes que precisam ser controladas pelo departamento pessoal. Esse gerenciamento é fundamental para identificar a necessidade de pagamento de horas extras e adicional noturno.

Outro aspecto fundamental é a segurança jurídica da empresa em relação a possíveis demandas trabalhistas ou quanto a irregularidades que possam ser alvo de autuações por parte da Justiça do Trabalho.

Alguns cargos têm limitações na jornada — de acordo com acordo coletivo da categoria ou com a modalidade da contratação (estagiário), por exemplo — e isso também precisa ser controlado. Há, ainda, efeitos estratégicos decorrentes desse controle, como avaliar a produtividade da equipe, verificar a assiduidade e organizar escalas de trabalho.

4. Gerenciar férias, licenças e afastamentos

Férias, licenças e afastamentos interferem diretamente no processamento da folha. Sem o controle rigoroso dessas informações, o processamento fica comprometido.

No entanto, não é só isso. Acompanhar períodos de férias é uma exigência legal, além de ser de extrema importância para o alinhamento das equipes de trabalho, de modo que a saída de um trabalhador não comprometa tarefas ou sobrecarregue o time. O mesmo vale para licenças e afastamentos.

5. Calcular e pagar encargos sociais e trabalhistas

É atribuição do departamento pessoal fazer o recolhimento de encargos sociais e trabalhistas. O não cumprimento dessa obrigação pode gerar sanções pesadas para a empresa ou prejuízo aos trabalhadores.

No caso dos encargos sociais, estamos tratando de recolhimentos vinculados benefícios indiretos dos trabalhadores — como FGTS, INSS e outros. Os encargos trabalhistas, ao contrário, são direcionados diretamente aos trabalhadores como valores extra-salariais — 13º salário, adicionais e férias, por exemplo.

6. Prestar informações aos órgãos públicos

Todas as rotinas do departamento pessoal precisam ser realizadas com rigor, pois a maior parte delas reúne informações que precisam ser prestadas aos órgãos do poder público. Entram aí comunicados de acidente de trabalho, a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), o eSocial e a declaração de imposto de renda, por exemplo.

Como vimos, há uma série de funções do Departamento Pessoal, que devem ser cumpridas com o máximo de exatidão, evitando problemas legais e operacionais no futuro.
Esteja sempre atento as mudanças de legislação!

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São beneficiários do vale transporte os empregados definidos no art. 3 da CLT, o empregado doméstico, o trabalhador temporário, o trabalhador em domicílio, o sub-empreiteiro, os atletas profissionais e os servidores públicos da União, do Distrito Federal e de suas autarquias.

O vale transporte constitui o benefício que o empregador antecipará ao trabalhador para utilização efetiva em despesas de deslocamento entre residência e trabalho e vice versa, devendo ser fornecido através de recibo.

O vale transporte é utilizável em todas as formas de transporte coletivo público urbano, ou ainda intermunicipal e interestadual com características semelhantes ao urbano, operando diretamente pelo poder público ou mediante delegação, em linhas regulares, excluídos os de serviços seletivos e os especiais.

Por parte da empresa

Não estão obrigados à concessão do vale transporte os empregadores que proporcionam, por meios próprios ou contratados, adequados ao transporte coletivo, o deslocamento residência trabalho e vice-versa de seus empregados. Contudo, quando o transporte fornecido pelo empregador não cobrir integralmente os trajetos dos empregados, a empresa é obrigada a fornecer o vale-transporte necessário para a cobertura dos segmentos não abrangidos pelo referido serviço.

Veda-se ao empregador substituir o vale-transporte por antecipação em dinheiro ou qualquer outra forma de pagamento.

Ressalva-se, contudo, a hipótese de acordo coletivo com o sindicato da categoria, que poderá prever a possibilidade de antecipação em dinheiro na folha de pagamento.

Custeio do vale transporte

A informação será atualizada anualmente ou sempre que ocorrer alteração de endereço residencial ou serviços e meios de transporte adequados ao deslocamento, sob pena de suspensão do benefício até o cumprimento dessa exigência (Artigo 7º do Dec. nº 95247 de 17/11/87).

O beneficiário firmará compromisso de utilizar o Vale-Transporte exclusivamente para efetivo deslocamento residência/trabalho e vice-versa.
O vale transporte será custeado da seguinte forma:

• Pelo beneficiário, na parcela equivalente a até 6% (seis por cento) de seu salário básico, excluído qualquer adicional ou vantagem;
• Pelo empregador, no que exceder a parcela referida no item anterior.

Para determinação da base de cálculo será considerado

• O salário básico ou vencimento (excluídos os adicionais, vantagens, gratificações, convênios etc.), para aqueles que recebem importância fixa;
• O montante percebido no período para os trabalhadores remunerados por tarefa ou serviço feito ainda quando se tratar de remuneração constituída exclusivamente de comissões, percentagens, gratificações, gorjetas ou equivalentes;
• O valor da parcela a ser suportada pelo beneficiário será descontado proporcionalmente à quantidade de vale-transporte concedida para o período a que se refere o salário e por ocasião de seu pagamento, salvo estipulação em contrário que favoreça o beneficiário.

Exemplos:

I) Salário: R$ 1.200,00
   Dias úteis: 22
   Quantidade de conduções por dia: 4
   Quantidade de passes no mês: 88 (dias úteis x conduções por dia)
   Custo unitário do VT: R$ 4,00

II) Salário: R$ 2.800,00
   Dias úteis: 22
   Quantidade de conduções por dia: 2
   Quantidade de passes no mês: 44 (dias úteis x conduções por dia)
   Custo unitário do VT: R$ 3,50

VT entregue – Custo do Empregado de até 6% do Salário = Custo do Empregador

Fonte: texto extraído da apostila do Curso de Práticas de Departamento Pessoal – IBDEC (21ª Edição revisada de 2020)

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